Prefeitura de Praia Grande destrói documentos sem valor

Esta é a primeira vez que o Município realiza a ação

Mais de uma tonelada de documentos sem valor foram eliminados dos arquivos da Prefeitura de Praia Grande. A ação faz parte de um longo processo realizado pela Administração que visa liberar espaço para o arquivamento de novos documentos. Noventa e duas caixas de papeis foram picotados. O material destruído foi enviado para reciclagem.

Os documentos são referentes a parcelamentos de débitos, entre os anos 2000 e 2004. Ao todo, 9 mil processos, que totalizam cerca de 1.300 quilos de papel. O descarte equivale a 35 metros de prateleiras, mesma distância de 20 carros populares enfileirados. Os documentos eliminados correspondem a cerca de 0.8% do acervo físico total do Município.

Os documentos foram selecionados após avaliação conduzida pela Comissão Setorial de Avaliação (CSA) da Secretaria de Finanças, em conjunto com o Arquivo Público Municipal.

A inutilização de documentos sem valor administrativo é uma das etapas previstas no Decreto Municipal n° 6.670/2019, que estabelece as diretrizes de avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos municipais. As etapas cumprem as diretrizes estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

De acordo com o Diretor da Divisão de Arquivo Público Municipal, Guilherme Ricardo Vitorino da Silva, a ideia é realizar esta ação mais vezes, buscando alcançar maior eficiência administrativa em arquivos: “Devido ao desenvolvimento significativo da Cidade, o número de documentos oficiais também cresceu, e eliminando esses arquivos que perderam seu valor administrativo ao longo dos últimos anos, podemos abrir mais espaço para novos documentos sem a necessidade de novos investimentos”.

Um dos imóveis da Administração Municipal está sendo reformulado, o que vai proporcionar mais rapidez, agilidade e condições de preservação do patrimônio documental da Cidade. Desta forma tornando mais ágil a recuperação de informações para as mais diversas áreas da Administração Municipal.

Prazo – Após reunião dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Públicos Municipais (CPADPM), em novembro do ano passado, um edital foi publicado e foram aguardados 30 dias antes da continuidade do processo. O prazo legal é previsto para questionamentos de possíveis interessados. O processo de eliminação é auditado pela presidente da CPADPM, Luciana Benatto.

Digital – A Prefeitura de Praia Grande já começa a produzir documentos de forma digital. Alguns processos já são feitos no novo formato. Em breve recursos de multas de trânsito também devem ser produzidos em formato digital.

Em paralelo, o Município também realiza um estudo para digitalizar os processos que atualmente estão registrados em papel. O trabalho é minucioso e precisa ter embasamento jurídico e técnico para facilitar o acesso à informação.