Gestão do conhecimento agrega qualidade e competitividade à advocacia

A gestão do conhecimento, conforme descrito por Tom Davenport, em 1994, é o processo de capturar, distribuir e utilizar o conhecimento de maneira eficiente. Ao que consta, o termo foi usado pela primeira vez em 1987, em um estudo interno da McKinsey voltado a entender a maneira como a empresa lidava com informação.

Acredita-se que foram empresas de consultoria que criaram a gestão do conhecimento, mas, hoje, seus princípios são aplicados em todos os setores, inclusive nos escritórios advocatícios.

A natureza do ambiente jurídico é lidar com quantidades enormes de informação sobre o Direito, com os clientes, os casos em andamento, a organização, as ferramentas e os processos internos. Nesse cenário, a gestão do conhecimento é ainda mais importante e o uso de um software para advogados pode facilitar sua implementação.

Benefícios de gerir o conhecimento acumulado

O conhecimento é uma das bases para o sucesso de um escritório de advocacia. É comum grandes escritórios serem reconhecidos pela expertise dos seus sócios e associados. Mas, esse capital intelectual geralmente fica restrito a poucas pessoas dentro de ambientes que podem ter vários advogados. A gestão do conhecimento tem como principal benefício ampliar tal repertório e distribuí-lo de maneira mais equalizada entre todos os membros do escritório.

Outro retorno desse trabalho é a mitigação do risco de perda do conhecimento até então centralizado. Se apenas um profissional tem o domínio de certa informação - como ela perpassa atividades, atribuições, funções - e, por algum motivo, deixa o escritório, o conteúdo tende a se perder, trazendo ao ambiente a sensação de estar sempre começando do zero, de que não aprendeu com a sua história já construída.

Por meio da gestão do conhecimento tudo o que é importante na cultura da organização é preservado, ainda que ocorram mudanças na equipe. Com isso, é possível identificar e direcionar em prol da empresa aprendizados, boas práticas, atualizações conceituais, etc, tornando-a mais competitiva e com maior qualidade nos serviços e práticas internas. Por exemplo, a elaboração de peças e pareceres futuros pode ser melhorada a partir do que foi assimilado com as produzidas anteriormente.

O cenário também é positivo aos colaboradores, que têm a oportunidade de expandir seus próprios horizontes ao aprenderem com as experiências vividas por outros colegas. Esse compartilhamento pode abrir novas portas, tanto dentro quanto fora do escritório.

Como implementar em escritórios de advocacia

A implementação da gestão do conhecimento depende, em boa parte, da existência de ferramentas, procedimentos e atividades que permitam registrar e distribuir de forma organizada e continuada as informações relevantes para o negócio, advindas do conhecimento trazido e gerado pelos integrantes de uma equipe.

Um software jurídico cumpre esse papel ao sistematizar e centralizar nos escritórios de advocacia os dados dos históricos dos clientes, dos processos, das cobranças feitas, recebidas e pendentes, entre outros, gerando um banco de informações e práticas acessível a todos, que traduz o que é a empresa.

Também é importante promover o contato entre os membros da equipe para a troca direta de experiências, especialmente com os que têm know-how em temas específicos. Realizar treinamentos internos é uma boa solução. Os próprios colaboradores ministram palestras e workshops para dividir o que sabem com os colegas.

Outra prática positiva, com foco no conhecimento relativo a processos de trabalho, é a criação de manuais e guias para uso da equipe. Assim, sempre que surge uma dúvida, os colaboradores podem resolvê-la consultando essa documentação, sem que haja dependência de instruções de uma pessoa.

Por fim, é essencial nutrir uma cultura de cooperação. Já que conhecimento é visto como poder, uma vantagem, é comum existirem profissionais dispostos a monopolizá-lo. O que deve ser reforçada é a compreensão de que um ambiente onde o conhecimento é disseminado, todos saem ganhando.

Embora seja essencial, a gestão do conhecimento em escritórios de advocacia ainda não é prática priorizada e, na maioria dos casos, nem é desenvolvida de maneira consistente. Implementá-la adequadamente com o suporte de recursos tecnológicos de ponta, como um software jurídico, pode agregar importante vantagem competitiva frente ao mercado.